Bir ofis taşıma planı, evden eve taşımadan iki noktada ayrılır: eşya sayısı fazladır ve iş durmamalıdır. Bu yüzden ofis taşıması tek bir günün işi olarak değil, dört haftalık bir proje olarak ele alınır. Aşağıdaki takvim, küçük ve orta ölçekli bir ofisin kendi ekibiyle uygulayabileceği sıradır.
Dört haftalık plan
Dördüncü hafta: envanter ve bütçe
Her departmandan bir sorumlu belirleyin. Oda oda envanter çıkarın: mobilya, bilgisayar, yazıcı, arşiv dolabı, koli tahmini. Envanter, teklifin ve taşıma günü planının temelidir. Aynı hafta yeni adresin kat, asansör, yük asansörü ve internet altyapısı bilgilerini toplayın; bina yönetiminden taşıma saatlerini yazılı olarak isteyin.
Üçüncü hafta: yüklenici seçimi ve sözleşme
Teklifleri yalnızca toplam fiyat üzerinden karşılaştırmayın; ekip sayısı, araç sayısı, çalışma saatleri, paketleme kapsamı ve sigorta maddelerini yan yana koyun. Sözleşmede taşıma tarihi, adres listesi, sorumluluk sınırı ve hasar bildirim süresi yazılı olmalı. Sözlü anlaşma, ofis taşımasında en sık yaşanan anlaşmazlık kaynağıdır.
İkinci hafta: BT, arşiv ve erişim
Bilgisayarlar taşınmadan önce yedeklenir; sunucu varsa kapatma sırası ve yeniden açma sorumlusu belirlenir. Ağ ekipmanı ayrı kolilenir ve “önce kurulacak” olarak işaretlenir. Arşiv dolapları içeriğiyle taşınacaksa kilitlenir, taşınmayacaksa içeriği kutulanır. Kart geçiş sistemleri, kargo ve posta adresi, banka ve resmî kurum kayıtları için adres değişikliği takvimi başlatılır.
Birinci hafta: etiketleme ve paketleme
Her koliye üç bilgi yazılır: departman, oda numarası ve sıra numarası. Yeni yerleşim planı çizilmişse koli etiketi doğrudan hedef odayı gösterir; bu tek ayrıntı, kurulum gününü saatler kısaltır. Kişisel eşyalar ayrı kutulanır ve sahibinin adı yazılır.
Etiketleme sistemi
Basit ve tutarlı bir şema yeterlidir: DEP-A01 → departman kısaltması, hedef oda harfi, koli sıra numarası. Aynı numara envanter listesinde de yer alır. Etiketler koli kapatılmadan önce iki yüze de yapıştırılır; tek yüze yapıştırılan etiket istifte görünmez olur.
Taşıma günü ofis nasıl çalışır?
- Sıra: Önce ağ ve sunucu ekipmanı, sonra çalışma masaları, en son arşiv ve depo malzemesi.
- Ekip sayısı: Taşıma günü ofiste bir koordinatör bulunur; yükleme ve indirme aynı anda yürütülürse süre kısalır.
- Bekleme: Asansör ve park yeri ayarlanmazsa ekip bekler; bekleme süresi ücrete yansır.
- Teslim: Koli numaraları envanterle karşılaştırılır, eksik varsa aynı gün bildirilir.
Sözleşmede olması gerekenler
Taşıma tarihi ve saat aralığı, iki adres, ekip ve araç sayısı, paketleme kapsamı, sigorta limiti, hasar bildirim süresi ve ödeme planı yazılı olmalıdır. Sözleşme olmadan yapılan taşımada hasarın ispatı zorlaşır.
Şehir değiştiren ofisler için şehirler arası nakliyat, aynı şehirde taşınan ofisler için şehir içi nakliyat sayfamız yol haritasını verir. Ticari faaliyet ve adres değişikliği bildirimleri için İstanbul Valiliği ve ilgili kurum duyurularını takip etmenizi öneririz.
Ofis taşımasında bütçe kalemleri
Ofis taşıma bütçesi tek satırdan oluşmaz. Taşıma ücreti, paketleme malzemesi, mobilya sökme-kurma, BT ekipmanı taşıma ve varsa kısa süreli depolama ayrı kalemlerdir. Teklifleri karşılaştırırken hangi kalemin dahil olduğunu sormak, sonradan çıkan ek ücretlerin önüne geçer. Kimlik kartı, tabela ve anahtar teslimi gibi küçük ama zorunlu işler de takvime yazılmalıdır.
Taşınmadan sonraki ilk hafta
Yeni ofiste ilk hafta, taşımanın en az planlanan kısmıdır. Ağ bağlantısı, yazıcı kurulumu ve telefon hatları çoğu zaman taşıma gününden sonra tamamlanır. Bu nedenle kritik ekipmanın (sunucu, yönlendirici, yedek disk) taşıma gününde çalışır durumda olması hedeflenir. Koli numaraları envanterle karşılaştırılmalı, eksik veya hasarlı eşya ilk 48 saat içinde yazılı olarak bildirilmelidir; sözleşmelerdeki hasar bildirim süresi genellikle kısadır.
Çalışanların kişisel eşyaları ayrı kutulandıysa dağıtım için bir saat aralığı belirlenmesi, ilk günün kaotik geçmesini önler. Yeni adresin kargo ve posta kabul düzeni, ziyaretçi kayıt sistemi ve otopark kuralları da ilk hafta içinde netleştirilmelidir.
Sık sorulan sorular
Ofis taşıması hafta sonu yapılabilir mi?
Evet, iş günü kesintisiz devam etsin isteniyorsa hafta sonu en sık tercih edilen zamandır. Ancak bina yönetiminin hafta sonu çalışma kuralı önceden sorulmalıdır.
Bilgisayarları kim paketler?
Taşıma ekibi kutu ve ambalaj sağlar; veri yedeği, kabloların etiketlenmesi ve sunucu kapatma-açma işi şirketin BT sorumlusunun işidir. Bu ayrım sözleşmede açıkça yazılmalıdır.
Kaç gün önce planlamaya başlanmalı?
Küçük ofislerde iki hafta yeterli olabilir; mobilya sökme, arşiv ve BT taşıması varsa dört hafta gerçekçi plandır.
